ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURULUN TOPLANTIYA ÇAĞRILMASI

Anonim şirketlerde genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin usul ve esaslar 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (“TTK”) ve Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’te (“Yönetmelik”) düzenlenmiştir. TKK m. 409 ve devamı uyarınca anonim şirketlerde genel kurul, “olağan” ve “olağanüstü” olmak üzere toplanır. Kural olarak anonim şirketlerde olağan toplantı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır.

Genel kurul toplantılarında organların seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılarak karar alınmaktadır.

Olağan genel kurul toplantısı dışında, şirket işlerinin gerektirmesi veya acil konuların ortaya çıkması hâlinde “olağanüstü genel kurul toplantısı” yapılır. Olağanüstü genel kurul toplantısının gündemini, toplantı yapılmasını gerektiren sebepler oluşturur.

Bütün pay sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrı usulüne uyulmaksızın genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı varolduğu sürece karar alabilirler. Bu duruma “çağrısız toplantı” denir.

1. Çağrı Usulü

Genel kurulun toplanması için çağrı yapabilecek kişiler mevzuatta sınırlı olarak sayılmıştır. Anonim şirketlerde genel kurulun toplantıya çağrılması hususunda asıl yetki, TTK’nın 410’uncu maddesinin birinci fıkrası uyarınca “yönetim kuruluna” aittir. Şirketin tasfiye sürecine girmesi halinde ise bu görev ve yetki “tasfiye memurlarına” geçmektedir. Genel kurulu toplantıya çağırmaya yetkili kişilere iki istisna getirilmiştir.

Birinci İstisna:

• Yönetim kurulunun devamlı olarak toplanamaması,
• Toplantı nisabının oluşmasına imkân bulunmaması veya
• Yönetim kurulunun mevcut olmaması

durumlarında istisnai olarak mahkemenin izniyle, tek bir pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilir.

İkinci İstisna:

TTK’nın 412’nci maddesi uyarınca belirli koşulların oluşması hâlinde azınlık pay sahiplerinin başvuru üzerine, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesi genel kurulun toplantıya çağrılmasına karar verebilir.

Geçerli bir çağrının yapılabilmesi için aşağıdaki şartların birlikte sağlanması gerekmektedir;

• Öncelikle çağrının ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılması gerekir.

• Çağrı, şirket esas sözleşmesinde öngörülen usule uygun olarak hazırlanmalıdır.
• İlan, aynı zamanda şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanmalıdır.

Aşağıda yer alan pay sahipleri azlık sıfatına haizdir,

• Şirket sermayesinin %10’unu temsil eden pay sahipleri
• Halka açık şirketlerde %5’i temsil eden pay sahipleri
• Esas sözleşmede daha düşük oran öngörülmüşse bu oranı karşılayan pay sahipleri

Anonim şirketlerde azlık pay sahiplerine, genel kurulun toplantıya çağrılmasını isteme ve gündeme madde ekletme hakkı tanınmıştır. Gündeme madde eklenmesi isteminin geçerli olabilmesi için, çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanmasına ilişkin ilan ücretinin yatırılma tarihinden önce yönetim kuruluna ulaşması gerekir.

Aşağıda yer alan kişilere, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir;

• Pay defterinde yazılı pay sahipleri
• Önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahipleri

Doktrinde yer alan bir görüşe göre; çağrı Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinde ilan edilmeden veya pay defterinde yazılı pay sahiplerine ya da pay sahibi olduğunu belgeleyen pay sahiplerine çağrı mektubu gönderilmeden yapılmışsa ortada geçerli bir çağrı olmayacağından, böyle bir çağrı olmadan toplanan genel kurulda alınacak kararlar da yoklukla maluldür.[1]

 

2. İlanın İçeriği

 

Genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin ilanlarda ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda şunlara yer verilmesi gerekir:

• Toplantı günü ve saati,
• Toplantı yeri,
• Gündem,
• Gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değiştirilmesi planlanan maddenin/maddelerin eski ve yeni şekilleri,
• Çağrının kimin tarafından yapıldığı,
• İlk toplantının herhangi bir nedenle gerçekleşmemesi üzerine ikinci toplantının nerede ve ne zaman gerçekleştirileceği, erteleme sebebi, yapılacak toplantıda yeterli olan toplantı nisabı,
• Olağan toplantı ilanlarında; finansal tabloların, konsolide finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisinin şirket merkez ve şube adresleri belirtilmek suretiyle anılan adreslerde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulduğu,
• Genel kurul toplantısında kendisini vekil vasıtasıyla temsil ettirecekler için vekâletname örnekleri.

Genel kurul çağrısının usulüne uygun yapılmaması halinde, bu çağrı üzerine toplanan genel kurulun alacağı kararlar, iptal davasına konu edilebilecektir.

3. Toplantı Katılımcıları

Genel kurul toplantısına yönetim kurulu tarafından hazırlanan genel kurula katılabilecekler listesinde yer alan bütün pay sahiplerinin katılma hakkı vardır. Yönetim kurulu tarafından;

• 6362 sayılı Kanunun 13’üncü maddesi uyarınca kayden izlenen paylar ile hamiline yazılı paylar bakımından Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlanan pay sahipleri çizelgesine,
• Diğer paylardan senede bağlanmamış bulunan veya nama yazılı olan paylar ile ilmühaber sahipleri için pay defteri kayıtlarına göre

genel kurul toplantısına katılabilecekler listesi hazırlanır.

Toplantıda hazır bulunan pay sahipleri veya temsilcileri, toplantı başkanı ile Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) temsilcisinin bulunma zorunluluğu olan toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından bu liste imzalanır ve hazır bulunanlar listesi adını alır.

Hazır bulunanlar listesinde adı yer alan gerçek kişilerin toplantıya katılabilmeleri için kimlik ibraz etmeleri, tüzel kişi pay sahiplerinin ise tüzel kişiyi temsile yetkili olan kişilerin kimlikleriyle birlikte yetki belgelerini ibraz etmeleri zorunludur.

Genel kurula katılma hakkı bulunanlar genel kurul toplantılarına bizzat kendileri katılabileceği gibi üçüncü bir kişiyi de temsilcisi olarak genel kurula gönderebilir. Temsilcinin pay sahibi olması şartını öngören esas sözleşme hükmü geçersizdir. Murahhas üyeler ile en az bir yönetim kurulu üyesinin ise genel kurul toplantısında hazır bulunması zorunludur.

4. Genel Kurul Toplantılarında Bakanlık Temsilcisi

Bakanlık temsilcisinin temel görevi, toplantının TTK, Yönetmelik ve ilgili mevzuat ile esas sözleşme hükümlerine uygun olarak yürütülmesini gözetmektir. Bakanlık temsilcisi genel kurul tutanağının hazırlanmasına nezaret eder.

Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur:

• Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında
• Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında
• Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında
• Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında

Bunların haricinde genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilebilir.

Bakanlık temsilcisi toplantının yapılması ve kararların alınması ile ilgili tespit ettiği hukuka aykırılıkları ve usulsüzlükleri, toplantı tutanağına da geçirtir ve ilgililerle birlikte imzalar. Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olan veya talep üzerine Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda Bakanlık temsilcisinin veya tek pay sahipli şirkette hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin imzalamadığı toplantı tutanakları geçersizdir.

Sonuç olarak, anonim şirketlerde genel kurul çağrısının mevzuata uygun yapılması, kararların geçerliliği ve pay sahiplerinin haklarının korunması açısından büyük önem taşımaktadır.